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Erst der Ablauf. Dann die Technik.

Bevor etwas automatisiert wird, muss klar sein, was überhaupt passiert. Ich nehme deine Abläufe auf, zeige, wo Zeit verloren geht, und sage ehrlich, wenn sich Technik an einer Stelle nicht lohnt.

Erstgespräch vereinbaren Digitalisierung & Prozessoptimierung
  1. Anfrage per E-Mail
  2. Ausdrucken
  3. In Liste eintragen
  4. Ins CRM abtippen
  5. Rückfrage beim Kollegen↺ Schleife
  6. Angebot schreiben
  7. Freigabe per Zuruf↺ Schleife
  8. Versand
  9. Ablage im Ordner

Neun Stationen, davon vier ohne Mehrwert und zwei Schleifen. So sehen gewachsene Abläufe häufig aus.

Derselbe Ablauf vor und nach der Vereinfachung: weniger Stationen, keine Schleifen.

Woran du merkst, dass es Zeit ist

  • Niemand kann den Ablauf vollständig erklären, er steckt in den Köpfen einzelner Kollegen.
  • Dieselbe Information wird an drei Stellen gepflegt.
  • Es gibt Excel-Listen, die nur eine Person versteht.
  • Neue Software wurde eingeführt, gearbeitet wird trotzdem wie vorher.

Was ich dagegen tue

  • Prozessaufnahme vor Ort oder remote

    Wir gehen den Ablauf an echten Fällen durch. Nicht, wie er laut Handbuch läuft, sondern wie er am Dienstagvormittag tatsächlich läuft.

  • Vereinfachen vor Digitalisieren

    Schleifen, Doppelerfassung und unnötige Freigaben fallen weg, bevor Geld in Technik fließt.

  • Reihenfolge mit Aufwand und Nutzen

    Du bekommst eine Liste: was zuerst, was später, was gar nicht. Mit einer ehrlichen Einschätzung des Aufwands.

  • Dokumentation, die gelesen wird

    Ein Ablaufbild auf einer Seite und kurze Anleitungen statt eines Ordners, den niemand öffnet.

Typische Einsatzfälle

  • Auftragsabwicklung

    Vom Eingang bis zur Rechnung ohne Medienbruch, mit klaren Zuständigkeiten.

  • Einarbeitung neuer Mitarbeitender

    Abläufe so beschrieben, dass sie ohne die eine erfahrene Kollegin funktionieren.

  • Ablösung von Excel-Listen

    Eine verbindliche Quelle statt fünf Versionen derselben Tabelle.

Womit ich arbeite

Ablaufbilder (BPMN, vereinfacht)
eine gemeinsame Sprache für Fachabteilung und Technik
Vorhandene Software
erst ausreizen, was schon bezahlt ist
Automatisierungswerkzeuge
kommen dort dazu, wo der Ablauf stabil ist

So gehen wir vor

Die vier Schritte gelten für jedes Vorhaben. Bei dieser Leistung sehen sie so aus:

Wir gehen den Ablauf gemeinsam durch: Wer macht was, mit welchem Programm, wie oft, und wo hakt es. Am Ende steht ein Bild, in dem sich dein Team wiedererkennt.

Das hast du danach in der Hand

Ein aufgenommener Ablauf mit den Stellen, an denen Zeit verloren geht.

Häufige Fragen

Deine Frage ist nicht dabei? Schreib mir.

Wie lange dauert eine Prozessaufnahme?

Für einen einzelnen Ablauf reichen oft ein bis zwei Termine mit den Menschen, die ihn täglich ausführen. Den Umfang klären wir im Erstgespräch.

Müssen wir danach neue Software kaufen?

Nicht zwingend. Oft lässt sich mit vorhandenen Programmen mehr erreichen als gedacht. Wenn neue Software sinnvoll ist, begründe ich das und berate unabhängig vom Anbieter.

Was, wenn sich herausstellt, dass sich Automatisierung nicht lohnt?

Dann sage ich das. Ein vereinfachter Ablauf ohne zusätzliche Technik ist oft schon das bessere Ergebnis.

Passt oft dazu

Lass uns über deinen Fall sprechen.

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